# 15 Aufgaben für sofortige Automatisierung in KMU

> Von Rechnungserstellung bis Onboarding: 15 klare Automatisierungsaufgaben für KMU mit konkreten Umsetzungstipps.

Aktualisiert: 2026-08-22 · Quelle: https://www.nexifyai.cloud/wissen/automatisierung-15-aufgaben-sofort-automatisieren

Automatisierung klingt kompliziert, beginnt aber mit einfachen Prozessen. Viele Unternehmen verschwenden täglich Stunden mit Routineaufgaben, die sich per Software automatisieren lassen. Ein systematischer Einstieg lohnt sich: Sie reduzieren Fehler, sparen Zeit und gewinnen Kapazität für strategische Projekte. Der [KI-Begleiter](https://www.nexifyai.cloud/leistungen/ki-begleiter) von NeXify AI führt Sie strukturiert an das Thema heran. In nur drei Arbeitstagen erhalten Sie eine Lösung, die in Ihren Arbeitsalltag passt. Die folgenden 15 Aufgaben zeigen, welche Potenziale sich sofort erschließen lassen.

Rechnungserstellung: Erstellen Sie Rechnungen automatisch aus Stundennachweisen. Kassenbuch: Exportieren Sie tägliche Umsätze direkt ins Buchhaltungssystem. Terminplanung: Lassen Sie Kunden Termine über einen Kalenderlink buchen. Diese drei Aufgaben gehören zu den häufigsten Zeitfressern in kleinen Unternehmen. Eine Automatisierung spart nicht nur Minuten, sondern reduziert auch Übertragungsfehler. Sollten Sie Unterstützung wünschen, finden Sie unter [Leistungen](https://www.nexifyai.cloud/leistungen) passende Module.

E-Mail-Sortierung: Regelbasierte Filter legen eingehende Nachrichten automatisch in passende Ordner ab. Protokollierung: Besprechungen lassen sich per KI transkribieren und zusammenfassen. Dateneingabe: Übertragen Sie Daten aus Belegen per OCR in Ihre Systeme. Diese Automatisierungen erfordern keine Programmierung. Die Einrichtung erfolgt meist mit Standardtools. Wer den Überblick behalten möchte, kann ein [Audit](https://www.nexifyai.cloud/audit) nutzen. Es zeigt, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen den größten Effekt liefern.

Social-Media-Planung: Veröffentlichen Sie Beiträge automatisiert zu festen Zeiten. Newsletter: Versenden Sie Einladungen und Updates per Workflow. Chatbot: Beantworten Sie wiederkehrende Kundenfragen rund um die Uhr. Besonders Chatbots entlasten Ihr Team spürbar. Sie verweisen auf Preise, Öffnungszeiten oder Bestellstatus. Die Einrichtung dauert bei NeXify AI selten länger als der [KI-Begleiter](https://www.nexifyai.cloud/leistungen/ki-begleiter).

Formulare: Leiten Sie ausgefüllte Formulare automatisch an die richtige Abteilung weiter. Backups: Erstellen Sie nächtliche Sicherungskopien mit Wiederherstellungstests. Reisekosten: Erfassen Sie Belege per App und erzeugen Sie daraus die Abrechnung. Diese Aufgaben sind besonders zeitintensiv, wenn sie manuell erfolgen. Eine kurzfristige Umsetzung ist möglich, sobald die Regeln definiert sind. Mit dem [Preise](https://www.nexifyai.cloud/preise) Modell bleiben die Kosten planbar.

Bestellungen: Bestätigen Sie eingehende Bestellungen automatisch per E-Mail. CRM-Pflege: Aktualisieren Sie Adressen und Kommunikationshistorien automatisch nach jedem Kontakt. Onboarding: Schicken Sie neuen Mitarbeitenden Schulungsunterlagen und Zugänge in festgelegter Reihenfolge. Damit sind alle 15 Aufgaben abgedeckt. Der Einstieg beginnt mit einer klaren Aufgabenliste. NeXify AI unterstützt Sie bei der Auswahl und Umsetzung – vom [Audit](https://www.nexifyai.cloud/audit) bis zur fertigen Lösung.

Ein zusätzlicher Hebel ist die BAFA-Förderung. Für förderfähige Beratungen übernimmt der Staat 80 % der Kosten bis maximal 2.800,00 € in neuen Bundesländern sowie in den Regionen Lüneburg und Trier, 50 % bis maximal 1.750,00 € in alten Bundesländern, Berlin und der Region Leipzig. Die Bemessungsgrundlage liegt bei 3.500,00 €. Den Antrag stellen Sie vor Beratungsbeginn; das Programm läuft bis 31.12.2026 (https://www.bafa.de). Weitere Details finden Sie auf unserer [Kontakt](https://www.nexifyai.cloud/kontakt)-Seite.

## Häufige Fragen

**Muss ich programmieren können, um Aufgaben zu automatisieren?**

Nein. Viele Standardtools arbeiten ohne Code. Für komplexe Anbindungen lohnt sich ein [KI-Begleiter](/leistungen/ki-begleiter), der die technische Umsetzung übernimmt.

**Wie lange dauert die Einführung eines KI-Begleiters?**

Ab drei Arbeitstagen. Der Fokus liegt auf einem konkreten, sofort nutzbaren Ergebnis. Die einzelnen Pakete finden Sie unter [Leistungen](/leistungen).

**Kann ich alle 15 Aufgaben selbst automatisieren?**

Einige der Aufgaben lassen sich direkt mit vorhandenen Tools umsetzen. Andere erfordern individuelle Integration. Ein [Audit](/audit) zeigt, wo der größte Hebel liegt und welche Aufgaben sich zuerst lohnen.

## Kurzantworten

### Welche 15 Aufgaben kann ich sofort automatisieren?

Alle repetitiven digitalen Prozesse. Konkret: Rechnungserstellung, Kassenbuch, Terminplanung, E-Mail-Sortierung, Protokollierung, Dateneingabe, Social-Media-Planung, Newsletter, Chatbot, Formulare, Backups, Reisekosten, Bestellungen, CRM-Pflege und Onboarding. Sie können viele Aufgaben selbst mit Standardtools umsetzen. Für eine strukturierte Einführung hilft ein [KI-Begleiter](/leistungen/ki-begleiter), der in nur drei Arbeitstagen eine maßgeschneiderte Lösung liefert.

### Wie funktioniert die BAFA-Förderung für Automatisierungsprojekte?

Die BAFA-Förderung übernimmt Teile der Beratungskosten. Bei förderfähigen Beratungen erhalten Unternehmen 80 % der Kosten bis maximal 2.800,00 € in neuen Bundesländern sowie den Regionen Lüneburg und Trier. In alten Bundesländern, Berlin und der Region Leipzig sind es 50 % bis maximal 1.750,00 €. Die Bemessungsgrundlage beträgt 3.500,00 €. Den Antrag müssen Sie vor Beratungsbeginn stellen; der Förderzeitraum läuft bis 31.12.2026 (https://www.bafa.de). Ein [Audit](/audit) definiert den Umfang Ihrer geplanten Beratung.

### Was kostet ein Automatisierungsprojekt bei NeXify AI?

Der Tagessatz beträgt 449,00 € netto pro Arbeitstag. Ein Audit-Tag kostet ebenfalls 449,00 € netto. Der [KI-Begleiter](/leistungen/ki-begleiter) startet bei mindestens drei Arbeitstagen. Durch die BAFA-Förderung reduziert sich Ihr Eigenanteil deutlich. Die vollständige Übersicht finden Sie auf der [Preise](/preise)-Seite.